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外国人社員の突然の音信不通や早期離職が起こると、現場が混乱するだけでなく採用コストの損失や企業側の法的ペナルティ、労務トラブルなどにもつながる恐れがあるため、頭を悩ませている労務担当者もいるでしょう。ここでは、万が一の失踪時に必要となる行政手続きや労務処理について紹介するとともに、早期離職を防ぐための社内体制づくりについて紹介します。
外国人社員が失踪・無断欠勤した際に最初にするのは、安否確認です。事故や病気の可能性もあるため、まずは本人や緊急連絡先、同僚への確認など事実調査を行いましょう。
本人へは、電話やSNS、メールなどの複数手段で連絡をとることを試み、寮や自宅、ロッカーを見て荷物の有無など異常がないかチェックしましょう。同僚へ前日までの様子を確認した上で失踪の可能性が高いと判断したときは、次の段階へ進みます。
失踪の可能性が高い場合は、警察へ行方不明者届を出し、監理団体や登録支援機関に状況の共有、今後の対応について相談します。
出入国在留管理庁には原則として14日以内に法的な届出を出さなければいけません。速やかに報告することで、「会社が故意に隠していた」と疑われてトラブルに発展する事態を防げます。また、外国人社員が失踪し雇用契約を終了する際は、雇用保険の資格喪失などハローワークでの手続きも必要になります。
就業規則に基づき、自動退職・解雇の手続きを行います。このとき、未払い給与については一方的に没収すると違法となるため、口座振り込みや供託など適切に対応が求められます。
失踪による離職であっても、社会保険の手続き自体は通常の退職と変わりません。離職日から10日以内に管轄のハローワークに雇用保険被保険者資格喪失届を提出すること、健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を離職日から4日以内に年金事務所や健康保険組合に提出することを忘れずに行いましょう。
失踪原因として大きな割合を占めているのが、賃金や労働条件への不満です。実際に支給される手取り額が事前に聞いていた条件と違っていたなど契約内容の認識違いや、残業代の未払い・長時間労働など不当な労働環境への不満も、突然の失踪や早期離職の要因となります。
異国で働く外国人社員は孤立を感じやすいため、コミュニケーション不足がメンタルに深刻な影響を与えます。言葉の壁がありうまく会話できない、業務の指示がうまくくみ取れずミスが増える・叱責される、日常生活に戸惑ったときに頼れる相手がいないといったことも、精神的に追い詰められて失踪してしまう原因となります。
採用前、入社前に、業務内容や労働条件を正確に理解しているかの確認が重要です。「労働条件が事前に聞いていたものと違う」というギャップが離職理由の場合も多いため、額面、家賃や社会保険料の控除、勤務時間、休日や残業など、認識のズレがないようにしましょう。
社内で教育、研修を適切に行うことも定着率を高めることにつながります。業務内容はもちろん、社内ルールや日本での生活面までしっかりサポートすることが大切です。あわせて、日本語研修や専門スキルを身につける機会の提供も検討しておきたいところです。
言葉の壁や文化の違いによるストレスや孤立感軽減のために母国語で相談できる環境を整えましょう。専門のカウンセラーや社内相談窓口を設置する、社内で母国語による相談が難しい場合は社外の専門機関と連携することも検討してみるとよいでしょう。
多言語マニュアルを作成する、就業規則を母国語で翻訳するのはもちろん、メンター制度や積極的なコミュニケーションも社内支援体制として整備しておきたいポイントです。
外国人社員の失踪や早期離職を防止するためには、採用時の労働条件を明確にして母国語ややさしい日本語で正確に理解してもらう、メンターや母国語の相談窓口を設置して孤立を防ぐことが欠かせません。失踪発生時には安否確認、事実調査を行い、就業規則に基づく退職日確定、出入国在留管理庁への報告やハローワークでの手続きを速やかに進めることも重要です。社内フローの整備は不可欠ですが、自社だけで抜け漏れなく対応するのは簡単ではありません。外国人社員受け入れサポートへの相談など専門家のサポートを活用するのも選択肢のひとつです。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
