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外国人社員を受け入れる際は、まず就労可能な在留資格を確認し、企業が代理となって在留資格認定証明書（COE）を申請します。業務内容と学歴・経歴の適合性、雇用条件を整理し、審査後にビザ取得・入国へ進むのが基本の流れです。
×就労ビザの申請は、在留資格認定証明書（COE）取得後に外国人社員本人が母国の日本大使館・領事館で行います。企業はCOE送付や申請手順の案内、入国時期の調整を担い、国ごとの申請方法や審査期間の違いを踏まえて採用スケジュールを管理することが重要です。
×雇用契約書・条件通知書とは、外国人社員の在留資格申請や就労ビザ審査の根拠となる重要書類です。職務内容、契約期間、給与・待遇を明確に記載し、在留資格認定証明書（COE）やビザ申請内容と齟齬がないよう整合性を保つことが不可欠です。
×外国人社員が入国時または後日、市区町村手続きを通じて交付される身分証明書を在留カードと言います。企業は入国後の住民登録や在留カード取得を確認し、記載内容や在留期間に誤りがないかをチェックする必要があります。
×外国人社員は入国後、在留カードを持って原則本人が14日以内に市区町村で住民登録を行います。住民登録が完了すると、その登録情報と在留カードを基にマイナンバーが付与される流れです。企業は、手続き方法の案内や必要に応じた同行を行いつつ、取得状況を確認するようにしましょう。
×外国人社員の住宅探し・賃貸契約は、審査や言語、商慣習の壁から難航しやすい手続きです。入居可能な物件の確保や保証会社の活用、初期費用の事前共有、契約内容の確認など、入居に関わる手続きを企業側で主導して行わなくてはなりません。
×住居が決まった後は、電気・ガス・水道の開通といった入居前後の手続きが必要になります。手続き方法が分からず企業側に相談が入ったり、立ち会い調整や開通遅延などの対応が求められたりすることもあるため、次の生活準備を見据えた案内が重要です。
×外国人社員が給与を受け取るためには、日本での銀行口座開設が必要です。来日直後は在留期間や在留カードの条件、言語面の制約から手続きが進みにくい場合もあり、企業側に相談が入ることも少なくありません。必要書類や開設時期を事前に整理しておくことが重要です。
×日本で生活を始めるうえで、携帯電話は連絡手段として欠かせません。住居契約や銀行口座の開設、行政手続きなどでも電話番号の登録を求められることが多く、早い段階で契約しておく必要があります。一方で、来日直後は本人確認書類や在留期間などの条件により契約手続きに時間がかかる場合もあるため、企業が必要に応じて同行・サポートするとスムーズです。
×クレジットカードは、本人確認に加えて信用情報や収入状況などをもとに審査が行われます。来日直後の外国人社員は日本国内での信用実績がないため、審査に時間がかかったり、契約が認められなかったりすることがあります。生活費の支払いやオンライン決済などで必要となる場面も多いため、必要に応じて企業が手続きのサポートを行うことが望まれます。
×日本での生活に慣れるまでの間、ゴミ出しや騒音、設備の使い方などをきっかけに、生活上のトラブルが発生することがあります。その多くは日本の文化や生活ルールを知らないことによる行き違いです。状況によっては、企業側が関係先との調整や相談対応を行うこともあります。
×家族帯同では、住居と学校の検討を同時に進める必要があります。インターナショナルスクールは空き状況や年度開始時期に制約があり、公立学校は住所によって学区が決まります。入国前から教育選択と手続きの流れを示すことが安心につながります。
×医療面の不安は、家族帯同時の生活立ち上げに大きく影響します。母国語対応の有無や診療科選択の仕組みを踏まえ、普段利用できる医療機関と緊急時の受診先を事前に整理しておくことで、家族の安心感を高めることができます。
×生活ルールや地域情報の共有は、文化的な行き違いを防ぐ重要な予防策です。具体的には、ゴミ出しや生活音など日本特有のルールに加え、周辺のスーパーや病院、学校、役所などを地図や資料で共有すると良いでしょう。生活の流れがイメージできるように伝えることで、家族の不安や孤立を軽減できます。
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就労ビザの申請は、外国人社員本人が日本大使館で行いますので、受け入れ企業側でやるべきことは「COEを確実に送付すること」です。とはいえ万が一外国人社員の手続きが滞ってしまった時のために、ある程度の内容を把握しておく必要はあるでしょう。
一般的に「就労ビザ」と呼ばれているものは、正確には「在外公館で発給される査証（VISA）」を指します。
ビザは、外国人の方が本国を出国し、日本への入国・上陸の審査を受けるために必要な「推薦状」のようなものです。
企業は「COE取得までが役割」と思われがちですが、実際はこの段階でも「入国時期の管理」「本人サポート」「必要書類の準備フォロー」など、実務関与が続きます。
特に初めての受入企業ほど、この“ビザ発給→来日→入社”といった一連のフローを、採用工程に組み込み、日程を見える化していくことが重要です。
企業が直接、在外公館に就労ビザを申請するわけではありませんが、COE（メール）を迅速かつ正確に転送し、本国の社員に申請手順を明確に伝えるサポートが円滑な入国には不可欠です。
外国人社員が本国の在外公館でビザを申請する際の流れと、主に必要となる書類は以下の通りです。
| ステップ | 対応する人 | 詳細 |
|---|---|---|
| 1.COE 送付 |
企業（日本） | 交付されたCOE（メール）を速やかに外国人社員へ送付（転送）する |
| 2.ビザ 申請 |
外国人社員（本国） | 自国の日本大使館・領事館へ本人が出向く （代行サービスに申請する国もあり） |
| 3.必要書類の提出 | 外国人社員（本国） | 必要な書類※を提出 ※詳細は次の解説で紹介しています |
| 4.ビザ発給・入国 | 外国人社員（本国） | 1～3週間ほどでビザ発給。ビザが貼付されたパスポートを受け取り、有効期間内に入国 |
必要書類は国により差はありますが、主に次の通りです。
企業の規模（カテゴリー）により提出書類の一部が免除されます。
企業側は、「不足書類がないか」「渡航のタイミングは妥当か」を確認し、外国人社員がスムーズに在外公館の手続きを完了できるよう、必要な情報をまとめて提供することが重要です。
ビザ（査証）申請時の審査は、主に入国管理局でのCOE審査内容の再確認となります。
主に次の点が重要視されます。
形式的な書類提出だけでなく、実態として法律が求める要件を満たし、疑義が生じないよう明確に証明することが審査を通過し、後の更新を円滑に進めるための鍵となります。
COEを取得後にビザの申請をしますが、ビザ申請ができるのは、出生国または居住国の日本大使館又は領事館となります。
各国の日本領事館でのビザ申請書には、来日予定のフライト情報や到着後の滞在先を記入する欄があります。申請時にまだ確定していない場合は仮の内容で問題ありません。
ただし、在留資格認定証明書（COE）が発行されても、ビザ申請は現地の大使館・領事館で別途行う必要があります。
国ごとに書類や予約方法が異なるため事前確認し、入社日や研修開始日に合わせて渡航できるよう調整することが安心です。写真規格や氏名表記、費用・手数料、書類コピーや翻訳・認証の準備も忘れずに行いましょう。
外国人社員がCOE交付後にビザを申請する際の手続きは、相手国の日本大使館・領事館（在外公館）によって、要求される追加書類や申請方法（オンライン、窓口など）が異なる場合があります。受け入れが多い国について、特に留意すべき点を簡潔にご紹介します。
複数の領事館※があり、居住地によって管轄が異なるため、在外公館の公式サイトで、提出方法や所要期間を確認する必要があります。在外公館の予約枠が埋まりやすいことが多いため、渡航スケジュールは余裕を持つことが大切です。
▼ 詳細は以下をご確認ください
在ロンドン日本国大使館が管轄です。日本との間で信頼関係が深いため、手続き自体は比較的スムーズなことが多いですが、指定された方法で必要書類を提出します。
▼ 詳細は以下をご確認ください
在日本国大使館、領事館で申請します。地理的に近く交流も深いため、手続きに関する情報も得やすく、比較的迅速に処理される傾向にありますが、ピーク時期（春）は混雑することもありますので注意が必要です。複数の領事館※があります。
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台湾には日本との正式な外交関係がないため、「公益財団法人日本台湾交流協会」がビザ関連業務を行います。申請場所が特殊である点に留意が必要です。台北事務所と高雄事務所があります。
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日本国内の代理人が「在留資格認定証明書」を取得し、ビザ申請人本人が「在留資格認定証明書」の原本を添えて日本大使館／総領事館にビザ申請を行う必要があります。在留人口が多く、領事館によって管轄エリア※が細かく分かれています。申請場所や必要書類に間違いがないよう、事前の確認が不可欠です。
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ビザ申請及びビザ申請に関する問い合わせは、VFS Globalで行います。3月から4月、9月から11月は留学生ビザ申請が増加し、この時期はVFSのウェブサイトへのアクセスが混雑するため、早めの予約が必要です。地域によっては申請に長距離移動が必要になる場合もあり、必要書類の準備を万全にすることが求められます。
なお、ネパールは入国前結核スクリーニングの対象となっているため、実施が必要です。
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在バングラデシュ日本国大使館では申請受付を行っておらず、代行を委託されているVFS Globalにて申請を行います。VFSのウェブサイトからオンライン予約が必要ですが、毎年3月中旬～6月上旬と9月中旬～10月下旬は、留学生を中心に多くのビザ申請が重なるため、所要期間に余裕をもって準備することが重要です。
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在コロンボ日本国大使館では申請を行っておらず、代行を委託されているVFS Globalにて予約と申請を行います。VFS Globalでは、ビザの種類を選択すると、ビザの料金、必要書類、フォーム、写真の仕様、処理時間など重要な情報を確認できます。また、スリランカ日本大使館の公式サイトで最新情報を確認することができます。
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複数の領事館※があり、居住地によって管轄が異なります。また、代理申請機関を指定している場合もあるため、手続き方法を正確に確認する必要があります。 なお、中国は入国前結核スクリーニングの対象となっているため、実施が必要です。
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ホーチミンとダナンにある在ベトナム日本国大使館や総領事館の窓口で申請します。地域によって管轄※が異なります。COEの送付や申請手続きについて、担当者に具体的な指示を出すことが重要です。申請数が多く、繁忙期は特に混雑するため、採用決定直後に動くと安心です。
なお、ベトナムは入国前結核スクリーニングの対象となっているため、実施が必要です。
▼ 詳細は以下をご確認ください
就労ビザの申請段階で発生しやすいトラブルは以下の点です。
この中でも特に多いのは「入国日確定が先行し、その日が遅れる」ことです。社内の入社調整は、必ず「ビザ発給が確定してから」進めるのが安全です。
そのほか、企業側が特に注意すべき点をまとめました。
メール版のCOEは、PDFなどのファイルが証明書として添付される形式ではなく、メール本文そのものが在留資格認定証明書（COE） となる形式になっています。本文は日本語と英語で記載され、メールを受け取った日本側の代理人が、クリックして受領確認を行うことで手続きが完了する仕組みです。
在外公館によっては、COEの他に「緊急連絡先」や「滞在理由書」など、独自の追加書類を求めることがあります。
外国人社員に事前に確認させ、不足がないようにサポートする必要があります。
審査は通常数日〜数週間で完了しますが、混雑状況や申請内容の精査により、想定以上に時間がかかることがあります。
入社予定日から逆算し、十分な余裕をもったスケジュールを組むことが重要です。
外国人社員は入国時に在留カードを受け取ります。
ビザ申請の完了は、入国後の「在留カードの発行」「住民登録」といった次のステップへの移行を意味します。
就労ビザの申請は、取得した在留資格認定証明書（COE）を外国人社員が本国で「査証」に変える入国準備の最終段階。国ごとに審査運用や申請窓口の混雑に差があり、日程確定に大きく影響が出るフェーズです。
企業側はCOEの確実な送付と、外国人社員が在外公館でスムーズに申請できるよう審査のポイントや国別の注意点を理解し、情報提供を行うことが大切です。
とはいえ、受け入れに関わる一連の手続きには時間と大きな労力を要します。支援サービスの活用も検討してみましょう。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
