sponsored by リロケーション・インターナショナル
このサイトはリロケーション・インターナショナルをスポンサーとして、Zenken株式会社が運営しています。
外国人社員を受け入れる際は、まず就労可能な在留資格を確認し、企業が代理となって在留資格認定証明書（COE）を申請します。業務内容と学歴・経歴の適合性、雇用条件を整理し、審査後にビザ取得・入国へ進むのが基本の流れです。
×就労ビザの申請は、在留資格認定証明書（COE）取得後に外国人社員本人が母国の日本大使館・領事館で行います。企業はCOE送付や申請手順の案内、入国時期の調整を担い、国ごとの申請方法や審査期間の違いを踏まえて採用スケジュールを管理することが重要です。
×雇用契約書・条件通知書とは、外国人社員の在留資格申請や就労ビザ審査の根拠となる重要書類です。職務内容、契約期間、給与・待遇を明確に記載し、在留資格認定証明書（COE）やビザ申請内容と齟齬がないよう整合性を保つことが不可欠です。
×外国人社員が入国時または後日、市区町村手続きを通じて交付される身分証明書を在留カードと言います。企業は入国後の住民登録や在留カード取得を確認し、記載内容や在留期間に誤りがないかをチェックする必要があります。
×外国人社員は入国後、在留カードを持って原則本人が14日以内に市区町村で住民登録を行います。住民登録が完了すると、その登録情報と在留カードを基にマイナンバーが付与される流れです。企業は、手続き方法の案内や必要に応じた同行を行いつつ、取得状況を確認するようにしましょう。
×外国人社員の住宅探し・賃貸契約は、審査や言語、商慣習の壁から難航しやすい手続きです。入居可能な物件の確保や保証会社の活用、初期費用の事前共有、契約内容の確認など、入居に関わる手続きを企業側で主導して行わなくてはなりません。
×住居が決まった後は、電気・ガス・水道の開通といった入居前後の手続きが必要になります。手続き方法が分からず企業側に相談が入ったり、立ち会い調整や開通遅延などの対応が求められたりすることもあるため、次の生活準備を見据えた案内が重要です。
×外国人社員が給与を受け取るためには、日本での銀行口座開設が必要です。来日直後は在留期間や在留カードの条件、言語面の制約から手続きが進みにくい場合もあり、企業側に相談が入ることも少なくありません。必要書類や開設時期を事前に整理しておくことが重要です。
×日本で生活を始めるうえで、携帯電話は連絡手段として欠かせません。住居契約や銀行口座の開設、行政手続きなどでも電話番号の登録を求められることが多く、早い段階で契約しておく必要があります。一方で、来日直後は本人確認書類や在留期間などの条件により契約手続きに時間がかかる場合もあるため、企業が必要に応じて同行・サポートするとスムーズです。
×クレジットカードは、本人確認に加えて信用情報や収入状況などをもとに審査が行われます。来日直後の外国人社員は日本国内での信用実績がないため、審査に時間がかかったり、契約が認められなかったりすることがあります。生活費の支払いやオンライン決済などで必要となる場面も多いため、必要に応じて企業が手続きのサポートを行うことが望まれます。
×日本での生活に慣れるまでの間、ゴミ出しや騒音、設備の使い方などをきっかけに、生活上のトラブルが発生することがあります。その多くは日本の文化や生活ルールを知らないことによる行き違いです。状況によっては、企業側が関係先との調整や相談対応を行うこともあります。
×家族帯同では、住居と学校の検討を同時に進める必要があります。インターナショナルスクールは空き状況や年度開始時期に制約があり、公立学校は住所によって学区が決まります。入国前から教育選択と手続きの流れを示すことが安心につながります。
×医療面の不安は、家族帯同時の生活立ち上げに大きく影響します。母国語対応の有無や診療科選択の仕組みを踏まえ、普段利用できる医療機関と緊急時の受診先を事前に整理しておくことで、家族の安心感を高めることができます。
×生活ルールや地域情報の共有は、文化的な行き違いを防ぐ重要な予防策です。具体的には、ゴミ出しや生活音など日本特有のルールに加え、周辺のスーパーや病院、学校、役所などを地図や資料で共有すると良いでしょう。生活の流れがイメージできるように伝えることで、家族の不安や孤立を軽減できます。
×
外国人社員がマイナンバーを取得し携帯電話の契約をするためには在留カードが必要不可欠です。在留カードは基本的に外国人社員が主要7都市空港に到着した際、COEとパスポート、ビザを取得に空港の入国審査官に書類を見せることで受け取ることができるため、外国人社員に書類を「持たせる」ことがとても大切です。
在留カードは、3か月を超える在留資格を持って日本に滞在する外国人(中長期在留者)に交付されるものです。短期滞在などで在留期間が3か月以内の場合には交付されません。採用予定者が交付対象となるかどうかは、入国審査や在留資格の許可結果によって決まるため、人事担当者としては、入国後にできるだけ早く在留資格と在留期間の情報を確認することが大切です。
もし対象外だった場合は、パスポートなど別の本人確認書類を用いて各種手続きを進める必要が出てくるケースもあります。
在留カードは、外国人社員の身分確認や在留資格を証明する書類として機能します。カードには氏名・生年月日・性別・国籍(地域)・在留資格・在留期間・カード番号といった情報が記載されています。住所については、入国後に市区町村へ届け出ることで、カード裏面に記載される仕組みです。
賃貸契約を結ぶ際や銀行口座を開設する際はもちろん、社内で就労資格を確認する場面でも提示を求められることが多いため、人事担当者としてはコピーを取得して管理し、更新のタイミングで差し替える運用フローを整えておくと良いでしょう。
また、カードに記載された情報は、社内で外国人社員を管理する台帳のベースとしても活用できます。
中長期在留者には在留カードの携帯義務があり、入管職員や警察官から求められた際には提示しなければなりません。
カードを携帯していなかった場合、20万円以下の罰金が科される可能性があるので注意してください。なお、提示を拒否した場合には1年以下の拘禁刑または20万円以下の罰金が科されることもあります。外国人社員本人の管理に任せきりにするのではなく、入社時に携帯・保管に関する社内ルールをしっかり共有しておくことでトラブルを未然に防ぐようにしましょう。
万が一紛失した場合、警察への届出など初動対応が重要になります。社内での連絡フローや担当窓口をあらかじめ決めておくようおすすめします。
主要空港では、入国審査で上陸許可が下りた時点で在留カードが交付されます。入国審査官の指示に従ってパスポートを提示し、上陸審査を受けた後にカードを受け取る流れです。
在留カードを受け取ったら、その場で記載内容に誤りがないか確認しましょう。その後は、パスポートと一緒に大切に保管してください。
人事担当者としては、社内手続きを進める前に、まず本人から「在留カードを受け取った」という連絡を受けることが大切です。
即時交付の対象となるのは、成田・羽田・中部・関西・新千歳・広島・福岡の7空港です。これらの空港から入国する場合、入国審査の過程でカードが交付されるので、基本的に人事側で特別な受領手続きを準備する必要はありません。
あらかじめ、到着当日の連絡体制(誰が、何を、いつ確認するか)、および入国後の社内での流れ(オリエンテーション、在留カードのコピー取得、市区町村への転入届など次のステップ)を整理しておけば、受け入れがスムーズに進むでしょう。
主要空港以外からの入国では、在留カードがその場で発行されませんので、原則は主要空港からの入国となるように手配しましょう。ここではイレギュラーでそうなってしまった場合の対応について解説していいきます。
主要7空港以外の空港や港から入国した場合、パスポートには上陸許可の証印とともに「在留カードを後日交付する」という記載がされます。つまり、空港では在留カードを受け取れません。
入国後は、まず住む場所を決めてから、市区町村の窓口で住所の届出(転入届)を行います。この手続きにはパスポートが必要になるため、カードが届くまでの間はパスポートを確実に携帯しておくようにしましょう。
後日交付となるケースでは、市区町村で住所の届出を行うと、その情報が出入国在留管理局へ通知され、在留カードが登録した住所宛に郵送される仕組みとなります。つまり、役所での住所届出が在留カード発送のきっかけになる、ということです。
人事担当者としては、「いつ住所が確定するか」「いつ役所に届出に行くか」を事前に把握し、カードが届くまでの間に必要な社内手続きの流れを整理しておきましょう。
在留カード関連の申請に際しては、事前に基本的な持ち物をそろえておくようにしましょう。共通の提出物は以下の通りです。
手続きの内容によって追加で必要になる書類があるため、申請前にチェックリストを作っておくようおすすめします。たとえば、紛失や盗難の場合は警察への届出受理番号の控えが求められることが多く、また、更新や変更の場合は審査結果の通知ハガキなどが求められることもあります。
在留期間の更新や在留資格の変更といった手続きでは、原則として収入印紙で手数料を納めます。金額は申請内容や制度改定によって変わることがあるため、たとえ案内に「6,000円」と記載されていても、申請時には改めて金額を確認しておくようにしましょう。
2027年には大幅な値上げが予定されています。
なお、紛失や盗難、汚損による再交付については手数料はかかりません。ただし、自身の希望による新しいカードへの交換は1,600円(収入印紙)が必要となります。
在留カードを受け取った後は、新しい住所地に住み始めてから14日以内に、市区町村の窓口で届出を行う必要があります。転入届や転居届といった住民異動の手続きの際に在留カードを提示すれば、住所の届出を行ったものとして扱われます。
ここで注意したいポイントは、期限の起点が「カードを受け取った日」ではなく「住所を決めた日」であることです。入国直後は社宅やホテルに一時的に滞在するケースもあり、正式な住所がすぐに決まらないこともあるでしょう。そのため人事担当者としては、住所が確定する予定日と役所へ届出に行く日をセットで把握しておくことが大切です。
市区町村の窓口では、在留カードの裏面に住所が記載されます。その場で記載内容に誤りがないかを確認しましょう。
14日以内に届出を行わなかった場合、20万円以下の罰金が科される可能性があります。また、住所が未記載のままだと本人確認や社内での管理台帳の更新が進まず、銀行口座の開設や賃貸契約、在留期間の更新手続きなどにも支障が出ます。
なお、長期間にわたって届出をしないままでいると、在留資格が取り消される場合もあるので要注意です。たとえば、以前住んでいた場所を退去した日から90日以内に新しい住所の届出を行わなかった場合、在留資格が取り消される可能性もあります。
在留カードは、外国人社員を受け入れるうえで欠かせない身分証明書であり、在留資格を証明する重要な書類です。
入国する空港や手続きの内容によって受け取り方が異なるほか、更新・紛失・住所変更など、さまざまな場面で対応が必要になります。それぞれに期限や提出書類があり、手続きの流れを正確に把握しておかなければ、差し戻しや遅延といったトラブルにつながりかねません。
人事担当者がこうした手続きをすべて把握し、個別に対応していくには相応の時間と労力がかかります。採用後の限られた期間を、受け入れ準備や現場との調整に集中するためにも、外部の専門サービスを活用して負担を軽減するという選択肢も検討してみましょう。
外国人社員の入国準備や各種手続きの全体像については、以下もあわせてご確認ください。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
