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在留カードは、3か月を超える在留資格を持って日本に滞在する外国人(中長期在留者)に交付されるものです。短期滞在などで在留期間が3か月以内の場合には交付されません。採用予定者が交付対象となるかどうかは、入国審査や在留資格の許可結果によって決まるため、人事担当者としては、入国後にできるだけ早く在留資格と在留期間の情報を確認することが大切です。
もし対象外だった場合は、パスポートなど別の本人確認書類を用いて各種手続きを進める必要が出てくるケースもあります。
在留カードは、外国人社員の身分確認や在留資格を証明する書類として機能します。カードには氏名・生年月日・性別・国籍(地域)・在留資格・在留期間・カード番号といった情報が記載されています。住所については、入国後に市区町村へ届け出ることで、カード裏面に記載される仕組みです。
賃貸契約を結ぶ際や銀行口座を開設する際はもちろん、社内で就労資格を確認する場面でも提示を求められることが多いため、人事担当者としてはコピーを取得して管理し、更新のタイミングで差し替える運用フローを整えておくと良いでしょう。
また、カードに記載された情報は、社内で外国人社員を管理する台帳のベースとしても活用できます。
中長期在留者には在留カードの携帯義務があり、入管職員や警察官から求められた際には提示しなければなりません。
カードを携帯していなかった場合、20万円以下の罰金が科される可能性があるので注意してください。なお、提示を拒否した場合には1年以下の拘禁刑または20万円以下の罰金が科されることもあります。外国人社員本人の管理に任せきりにするのではなく、入社時に携帯・保管に関する社内ルールをしっかり共有しておくことでトラブルを未然に防ぐようにしましょう。
万が一紛失した場合、警察への届出など初動対応が重要になります。社内での連絡フローや担当窓口をあらかじめ決めておくようおすすめします。
主要空港では、入国審査で上陸許可が下りた時点で在留カードが交付されます。入国審査官の指示に従ってパスポートを提示し、上陸審査を受けた後にカードを受け取る流れです。
在留カードを受け取ったら、その場で記載内容に誤りがないか確認しましょう。その後は、パスポートと一緒に大切に保管してください。
人事担当者としては、社内手続きを進める前に、まず本人から「在留カードを受け取った」という連絡を受けることが大切です。
即時交付の対象となるのは、成田・羽田・中部・関西・新千歳・広島・福岡の7空港です。これらの空港から入国する場合、入国審査の過程でカードが交付されるので、基本的に人事側で特別な受領手続きを準備する必要はありません。
あらかじめ、到着当日の連絡体制(誰が、何を、いつ確認するか)、および入国後の社内での流れ(オリエンテーション、在留カードのコピー取得、市区町村への転入届など次のステップ)を整理しておけば、受け入れがスムーズに進むでしょう。
主要空港以外からの入国では、在留カードがその場で発行されませんので、原則は主要空港からの入国となるように手配しましょう。ここではイレギュラーでそうなってしまった場合の対応について解説していいきます。
主要7空港以外の空港や港から入国した場合、パスポートには上陸許可の証印とともに「在留カードを後日交付する」という記載がされます。つまり、空港では在留カードを受け取れません。
入国後は、まず住む場所を決めてから、市区町村の窓口で住所の届出(転入届)を行います。この手続きにはパスポートが必要になるため、カードが届くまでの間はパスポートを確実に携帯しておくようにしましょう。
後日交付となるケースでは、市区町村で住所の届出を行うと、その情報が出入国在留管理局へ通知され、在留カードが登録した住所宛に郵送される仕組みとなります。つまり、役所での住所届出が在留カード発送のきっかけになる、ということです。
人事担当者としては、「いつ住所が確定するか」「いつ役所に届出に行くか」を事前に把握し、カードが届くまでの間に必要な社内手続きの流れを整理しておきましょう。
在留期間の更新や在留資格の変更を申請した場合、審査結果は通知ハガキ(または案内書)で届きます。この通知の到着が、新しい在留カードを受け取る手続きに進むサインと考えておきましょう。
入管の窓口は平日が中心となるため、本人が来庁できる日程を早めに確認し、受領後に必要となる社内でのコピー取得など、全体的なスケジュールもあわせて調整しておくようおすすめします。
新しい在留カードを受け取る際には、受け取りと同時に旧カードを提示します。旧カードは無効化の処理(穴あけなど)が行われた上で返却されます。
受領後、人事担当者が行う作業としては、コピーの差し替えと社内台帳の更新が中心です。次のようなシンプルなチェックリストを用意しておけば、作業の漏れを防げます。
在留カードの紛失や盗難に気づいた場合は、まず警察に遺失届または盗難届を提出します。この際に受け取る届出受理番号は、入管で再交付を申請する際に「カードを失ったこと」を証明する資料として必要になるため、必ず控えを保管しておきましょう。
警察への届出が済んだら、次に住所地を管轄する地方出入国在留管理局で再交付の申請を行います。
人事担当者としては、紛失時の社内報告先、本人が入管へ行く日程、再発行されるまでの間はパスポートを携帯する必要がある点などを、本人も含めた関係者間で共有しておきましょう。
紛失などによる再交付申請は、原則として「紛失の事実を知った日から14日以内」に行わなければなりません。海外滞在中に紛失に気づいた場合は、帰国後に初めて入国した日が「14日以内」の起算日となります。
14日を過ぎてから申請する場合には、遅れた理由を記載した書類の提出を求められることがあるので注意してください。人事担当者としても、「紛失に気づいた日」を基準に、警察への届出→入管への申請という流れと期限を確認しておきましょう。
在留カード関連の申請に際しては、事前に基本的な持ち物をそろえておくようにしましょう。共通の提出物は以下の通りです。
手続きの内容によって追加で必要になる書類があるため、申請前にチェックリストを作っておくようおすすめします。たとえば、紛失や盗難の場合は警察への届出受理番号の控えが求められることが多く、また、更新や変更の場合は審査結果の通知ハガキなどが求められることもあります。
在留期間の更新や在留資格の変更といった手続きでは、原則として収入印紙で手数料を納めます。金額は申請内容や制度改定によって変わることがあるため、たとえ案内に「6,000円」と記載されていても、申請時には改めて金額を確認しておくようにしましょう。
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なお、紛失や盗難、汚損による再交付については手数料はかかりません。ただし、自身の希望による新しいカードへの交換は1,600円(収入印紙)が必要となります。
在留カードを受け取った後は、新しい住所地に住み始めてから14日以内に、市区町村の窓口で届出を行う必要があります。転入届や転居届といった住民異動の手続きの際に在留カードを提示すれば、住所の届出を行ったものとして扱われます。
ここで注意したいポイントは、期限の起点が「カードを受け取った日」ではなく「住所を決めた日」であることです。入国直後は社宅やホテルに一時的に滞在するケースもあり、正式な住所がすぐに決まらないこともあるでしょう。そのため人事担当者としては、住所が確定する予定日と役所へ届出に行く日をセットで把握しておくことが大切です。
市区町村の窓口では、在留カードの裏面に住所が記載されます。その場で記載内容に誤りがないかを確認しましょう。
14日以内に届出を行わなかった場合、20万円以下の罰金が科される可能性があります。また、住所が未記載のままだと本人確認や社内での管理台帳の更新が進まず、銀行口座の開設や賃貸契約、在留期間の更新手続きなどにも支障が出ます。
なお、長期間にわたって届出をしないままでいると、在留資格が取り消される場合もあるので要注意です。たとえば、以前住んでいた場所を退去した日から90日以内に新しい住所の届出を行わなかった場合、在留資格が取り消される可能性もあります。
在留カードは、外国人社員を受け入れるうえで欠かせない身分証明書であり、在留資格を証明する重要な書類です。
入国する空港や手続きの内容によって受け取り方が異なるほか、更新・紛失・住所変更など、さまざまな場面で対応が必要になります。それぞれに期限や提出書類があり、手続きの流れを正確に把握しておかなければ、差し戻しや遅延といったトラブルにつながりかねません。
人事担当者がこうした手続きをすべて把握し、個別に対応していくには相応の時間と労力がかかります。採用後の限られた期間を、受け入れ準備や現場との調整に集中するためにも、外部の専門サービスを活用して負担を軽減するという選択肢も検討してみましょう。
外国人社員の入国準備や各種手続きの全体像については、以下もあわせてご確認ください。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
