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現場から「外国人社員に何度指示を出しても伝わらない」「日本語能力試験でN2に合格しているはずなのに、仕事のやり取りがかみ合わない」と相談を受け、板挟みになって悩んでいませんか。相手の日本語レベルに合わせようと、良かれと思って丁寧な敬語や気遣いの言葉を使えば使うほど、かえって真意が伝わらず誤解を生んでしまうケースは多いものです。
本記事では、現場で指示が伝わらない根本的な原因から、今日からすぐに実践できる具体的な伝え方のコツまで分かりやすく解説します。
日本人が相手への配慮や気遣いとして日常的に使いがちな丁寧すぎる表現やカタカナ用語は、外国人社員にとって大きな混乱の元になります。例えば、「お手数ですが、適宜よしなに進めてください」といった曖昧な依頼は、具体的に何をすべきかが相手に伝わりません。また、「コンセンサス」「スキーム」「リスケ」などのビジネス用カタカナ語も、文脈がわからない外国人社員にとっては大きな戸惑いの原因になります。
仕事の指示を出した際に外国人社員から「わかりました」という元気な返事をもらうと、誰もが完全に理解してくれたと安心してしまいがちですが、ここに大きなリスクが潜んでいます。日本の職場に対する遠慮や、周りの雰囲気を壊したくないという心理から、実際には内容を十分に理解できていなくても「わかりました」と反射的に答えてしまう外国人は非常に多いのです。この返事をそのまま鵜呑みにして放置してしまうと、後になって全く違う作業が進んでいたり、深刻な納期遅れやミスとして発覚したりする事態に発展します。そのため、本当に理解したかどうかや、進捗状況の確認が欠かせません。
長文を一つの文章で一気に話すのではなく、主語と述語を明確にしながら一文をできる限り短く区切り、最後は「です・ます」の丁寧な形でハッキリと言い切る話し方を心がけます。情報の詰め込みを避けることで、相手の脳内での情報処理がスムーズになり、指示の意図を正確に把握しやすくなります。
業界特有の専門用語や慣用句、抽象的な表現の使用を控え、誰もが日常的に使うような「やさしい言葉」に噛み砕いて伝えるスキルを身につけましょう。難しい表現を避けて具体的な行動を示すことで、語学力による認識のズレや誤解を効果的に防ぐことができるようになります。
言葉のやり取りだけに頼るのではなく、ホワイトボードやタブレットを活用した図解の提示や、実物を指し示す身振りを交えることで視覚的な理解を強めます。さらに、説明の最後には必ず相手に内容を復唱してもらうステップを加え、認識の共有を行います。
職場全体で外国人社員に対するコミュニケーションの基準を統一するため、「曖昧な表現やカタカナ語は使わない」「指示を放置せず必ず復唱で確認する」といった具体的な共有ルールを定めることが有効です。明確にルールとして定めることにより、リスクを可視化することができます。
文字だけの長文マニュアルを廃止し、実際の作業手順を写真やイラスト中心のフォーマットに刷新します。作成したマニュアルは、外国人社員に実際に読んでもらい、分かりにくい部分をフィードバックしながらブラッシュアップしていくと、現場にしっかり定着していきます。
現場の日常業務だけで、日本語特有のニュアンスやビジネス会話まで身につけさせるのは限界があります。そのため、専門機関の日本語研修プログラムを上手に活用するのが効果的です。
日本語研修を活用する大きなメリットは、日常会話にとどまらず、現場での「報連相（報告・連絡・相談）」の作法や業務に直結するビジネス日本語を体系的に学べる点にあります。専門的なプログラムを活用して基礎的な言語スキルとビジネスの型を早期に習得できれば、現場の日本人社員が毎回の細かな言い換えや指導に割く時間と負担を大きく軽減することができます。
外国人社員に指示が伝わらないのは、丁寧すぎる表現やカタカナ語、そして「わかりました」という言葉をそのまま受け止めてしまうのが主な原因です。まずは一文を短くし、わかりやすい言葉に言い換えた上で、図解を活用したり復唱してもらったりして理解度を確認していくことが大切です。さらに、伝え方の共通ルールの策定や写真中心のマニュアル改善を行い、外部の日本語研修プログラムを有効に活用することで、現場の負担を抑えつつ、外国人社員の早期活躍と定着を後押しできます。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
