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外国人社員の採用が決定した後、まず着手しなければならないのが「在留資格」の申請・取得です。入社手続きや住居手配の前に必須となる、採用後の最も重要なステップについて解説します。
外国籍の人が日本で働くには「就労が認められる在留資格」を取得する必要があります。
その出発点となる書類が「在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility：COE）」です。
入国管理局（出入国在留管理庁）が「この外国人は、この企業のこの仕事、この条件で日本に在留することに問題がない」と事前審査した証明書で、いわば“日本で働くための前提確認書”と言えるものです。
この証明書は、外国人本人が本国でビザ（査証）を申請する際に、重要な役割を果たします。 採用が決まれば、多くの企業はまずこのCOEの取得を目指し、COEが交付されて初めて、海外の日本大使館でビザ申請を進めることができます。
外国人本人が海外にいるケースがほとんどのため、基本的には受け入れ企業が申請人（代理人）となります。
提出書類は職種・受入形態によって異なりますが、日本での活動内容（在留資格）に応じた申請書・資料が必要になります。必要書類は多岐に渡るため、迅速かつ正確な準備が求められます。
主な書類としては下記があります。
申請に際しては、外国人社員の行う具体的な業務内容や、企業様の経営・財務状況、雇用条件などを詳細に記した書類を提出し、申請する在留資格の要件に適合しているかを審査されます。
企業は規模や実態によって4つのカテゴリー※に分類されます。カテゴリーごとに提出する書類が異なりますので、出入国在留管理庁の公式サイトで詳細を参照ください。
※4つのカテゴリーと必要書類の詳細については、
出入国在留管理庁公式サイト（在留資格「技術・人文知識・国際業務」の例）を参照ください。以下は簡易表です。
| カテゴリー | 企業の位置づけ・該当例 | 提出書類の特徴 | 審査の傾向 |
|---|---|---|---|
| カテゴリー1 | 上場企業、日本・地方公共団体、特殊法人など | 会社関連書類が大幅に省略可 | 簡易・スムーズ |
| カテゴリー2 | 一定規模・実績のある企業 | 決算書等が一部省略可 | 比較的スムーズ |
| カテゴリー3 | 多くの中小企業が該当する標準的なカテゴリー | 会社・雇用内容の詳細資料が必要 | 標準的 |
| カテゴリー4 | 設立間もない法人、実態確認が必要な企業 | 事業計画等を含め詳細提出 | 慎重・時間を要しやすい |
審査期間は1～3か月（技術・人文知識・国際業の場合）が目安ですが、制度枠・時期によって幅があります※。
特に、企業様の安定性や事業実績、外国人社員の学歴・職歴と担当業務の関連性などが厳しくチェックされます。
「合理的な就労か」「待遇は適正か」「受入体制は十分か」が判断軸になります。
採用が内定してから外国人社員が入国するまでの一般的な流れは、以下の通りです。
このプロセスは、特に初めて外国人社員を受け入れる企業にとって、入社日決定の重要な指標となります。
企業側が注意すべきポイントは、COE取得とビザ発給は別工程、入国日は「確定しにくい」可能性があるという点です。
日本の在留資格は多岐にわたりますが、以下に分類されます。
| 分類 | 代表的な在留資格 | 特徴 |
|---|---|---|
| 就労可能 | 技術・人文知識・国際業務、高度専門職、特定技能、企業内転勤、技能、経営・管理 など | 採用企業との雇用契約に基づき、指定された活動範囲内で就労が認められる資格で、多くの外国人社員がこれに該当します。 |
| 就労不可 | 留学、文化活動、短期滞在、家族滞在 など | 本来の目的（留学や家族との同居など）のため、原則として働くことはできません。 ただし、「資格外活動許可」を得ることで、アルバイトなど限定的な就労が例外的に認められる場合があります。 |
企業側が正規雇用を前提とする場合は、原則「就労可能」な在留資格の取得が必要となります。
就労可能な在留資格は「仕事のタイプ」で分類されています。 その対象となる業務や要件には明確な違いがあります。
採用する外国人社員の経歴と、日本で従事してもらう具体的な職務内容によって、申請すべき在留資格が異なりますので、事前の確認が不可欠です。
大学や専門学校で学んだ知識・技術を活かせるホワイトカラー業務（エンジニア、デザイナー、営業、企画、通訳・翻訳など）が対象です。一般的な就労資格であり、外国人社員の学歴と職務内容との関連性が要件となります。
海外にある本社・支店から、日本の支店等へ期限を定めて転勤する社員が対象です。
日本で会社の経営や事業の管理を行う活動が対象です。
会社の設立、事業所の確保、一定規模以上の資本金や人員配置などが要件となります。
調理師、パイロット、スポーツ指導者など、日本の公的な資格や特別な熟練した技能を必要とする業務が対象です。
「技術・人文知識・国際業務」ビザは、専門的な知識や技術を必要とする業務が前提です。「未経験可」や反復訓練で可能な単純作業は対象外となります。
在留資格の該当性は、在留期間中の活動全体を見て判断され、専門業務がごく一部にとどまる場合は認められません。業務内容全体が専門性を伴うかが重要です。
外国人社員の採用に関するニュースでよく目にする「技能実習」「特定技能」「高度人材」は、それぞれ目的や受け入れ要件が大きく異なります。企業の採用目的（国際貢献、労働力確保、ハイスペック人材の確保）と、外国人社員のスキルレベルに応じて、より適切な在留資格を選択する必要があります
日本の技術・技能・知識を開発途上地域等へ移転し、その経済発展を担う「人材育成」を目的としています。
国際貢献が目的であり、労働力の確保を目的とした制度ではありません。
なお、2027年4月～技能実習に代わる外国人材受け入れの新制度として「育成就労」が開始され、技能実習は2030年までに廃止となります。
国内で人手不足が深刻な特定の産業分野において、即戦力となる外国人材を受け入れるための資格です。
労働力の確保を目的としており、技能水準や日本語能力に一定の要件があります。
学術研究や専門技術、経営管理などの高い能力を持つ外国人材を積極的に受け入れるための優遇制度です。
高度人材による日本の活性化が目的です。ポイント制で評価され、在留期間の優遇や家族の帯同制限の緩和など、他の資格にはない大きなメリットがあります。
在留資格には、活動できる「在留期間」が定められています。
多くの就労系在留資格では「1年」「3年」「5年」などが設定されており※、この期間を超えて日本に滞在する場合は、期間満了前に「在留期間更新許可申請」を行わなければなりません。
また、転職や結婚などにより、日本で行う活動内容や身分関係が変わった場合は、速やかに「在留資格変更許可申請」が必要となります。
例えば、「留学」の資格で滞在していた外国人が日本の企業に就職する場合は、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」などへの変更申請が必要です。
これらの手続きはすべて入管法で定められたものであり、万が一不許可となると、最悪の場合、外国人社員は帰国しなければならなくなります。
期限管理と適切な手続きが、企業にとってのコンプライアンス上の重要事項となります。
在留資格の申請は、採用決定直後から動き出す最初の中核プロセスです。
制度の目的を理解し、適切な在留資格取得に必要期間と審査観点をおさえておくことで、採用計画や社内調整の制度もアップし、スムーズな入国につながります。
これらの手続きには時間と労力を要するため、支援サービスを活用するのが賢明かもしれません。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
スケジュール設定がポイント
在留資格申請では、職務内容と学歴・専攻の整合性が重要で、業務内容や割合が曖昧だと補足を求められることがあります。
変更・更新時は「誰がいつどの書類を提出するか」を明確にし、進捗管理を仕組み化すると抜け漏れを防げます。
書類の原本・コピー管理や翻訳の正確性、審査期間に余裕を持ったスケジュール設定も有効です。家族帯同の場合は配偶者・子どもの在留資格や必要書類を早めに案内すると安心です。
外国人受け入れ担当
CWさん