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外国人社員にとって、在留カードは日本での適法な在留を証明する最も重要な身分証です。本稿では、在留カードの再交付手続きについて、法的な申請期限や必要な書類、紛失時に求められる陳述書の作成ポイントなど、受け入れ担当者が知っておくべき対処法を解説します。早期のサポートが社員の不安を取り除き、生活の安定を守ることに繋がります。
参照元：出入国在留管理庁/紛失等による在留カードの再交付申請
参照元：出入国在留管理庁/汚損等による在留カードの再交付申請
在留カードを紛失した場合、その事実を知った日から「14日以内」に居住地を管轄する出入国在留管理局へ再交付申請を行わなければなりません。また、紛失届とは別に、警察署等へ遺失届を提出し、受理番号を控えておくことも非常に重要です。一方、汚損の場合には申請の期限に関する法的定めはありませんが、カードのICチップが読み取れない等の理由で、入国審査官等から「再交付申請命令」を受けた場合には、その命令を受けた日から14日以内に再交付申請を行う義務が発生します。
申請にあたっては、以下の書類を共通で準備する必要があります。
紛失や盗難に遭った場合は、所持を失ったことを証明する資料の提出が求められます。具体的には、紛失や盗難の状況を詳細に説明する「陳述書」を作成します。いつ、どこで紛失したか、警察に届け出た際の受理番号等を正確に記載してください。この陳述書は入管の審査において状況の信憑性を判断する材料となります。安易に記載せず、事実関係を正確かつ論理的に整理して提示することが、審査を円滑に進めるポイントです。
カードが汚損して再交付を申請する場合は、現に有している「汚損した在留カード」を必ず持参し、窓口で提示する必要があります。見た目が著しく損なわれている場合や、ICチップが破損してシステム上で読み取れない場合は、再交付の対象となります。たとえカードの一部が欠けていても、現状のカードは証明書類ですので、捨てずに必ず保管・提示してください。
入国審査官等から再交付申請命令を受けた場合、指定された期限内に手続きを完了させる必要があります。万が一、病気や災害等のやむを得ない事情で14日以内の申請期間を超えてしまった場合は、その理由を疎明する「理由書」を別途提出する必要があります。申請が遅延する理由が正当であると認められなければ、行政手続き上の不利益を被る可能性があるため、命令を受けた際は、まず入管へ相談し、可能な限り迅速に書類を準備する体制を整えてください。
在留期間の更新や在留資格の変更を申請した場合、審査結果は通知ハガキ(または案内書)で届きます。この通知の到着が、新しい在留カードを受け取る手続きに進むサインと考えておきましょう。
入管の窓口は平日が中心となるため、本人が来庁できる日程を早めに確認し、受領後に必要となる社内でのコピー取得など、全体的なスケジュールもあわせて調整しておくようおすすめします。
新しい在留カードを受け取る際には、受け取りと同時に旧カードを提示します。旧カードは無効化の処理(穴あけなど)が行われた上で返却されます。
受領後、人事担当者が行う作業としては、コピーの差し替えと社内台帳の更新が中心です。次のようなシンプルなチェックリストを用意しておけば、作業の漏れを防げます。
在留カードの紛失や盗難に気づいた場合は、まず警察に遺失届または盗難届を提出します。この際に受け取る届出受理番号は、入管で再交付を申請する際に「カードを失ったこと」を証明する資料として必要になるため、必ず控えを保管しておきましょう。
警察への届出が済んだら、次に住所地を管轄する地方出入国在留管理局で再交付の申請を行います。
人事担当者としては、紛失時の社内報告先、本人が入管へ行く日程、再発行されるまでの間はパスポートを携帯する必要がある点などを、本人も含めた関係者間で共有しておきましょう。
紛失などによる再交付申請は、原則として「紛失の事実を知った日から14日以内」に行わなければなりません。海外滞在中に紛失に気づいた場合は、帰国後に初めて入国した日が「14日以内」の起算日となります。
14日を過ぎてから申請する場合には、遅れた理由を記載した書類の提出を求められることがあるので注意してください。人事担当者としても、「紛失に気づいた日」を基準に、警察への届出→入管への申請という流れと期限を確認しておきましょう。
在留カードの再発行手続きは、期限厳守が鉄則です。紛失に気づいた時点で警察への届け出と入管への申請準備を同時に進めることが、外国人社員の生活基盤を守るための最善策となります。企業の受け入れ担当者として、こうした緊急時のフローをあらかじめ周知しておくだけで、社員の心理的な負担は大幅に軽減されます。いざという時に慌てないよう、申請書の準備や窓口の確認を日常から行っておきましょう。
日本で働くことが決まった外国人社員を受け入れるときには、ビザの取得や在留資格などの手続きや賃貸契約といった生活サポートなどを企業側で手配する必要があります。
当メディアでは、これまで数多くの外国人社員受け入れのサポートの実績(※)を持つリロケーション・インターナショナル監修のもと、受け入れの基礎知識をまとめました。
はじめて外国人社員を受け入れる現場の担当者や人事の方に向けて、国ごとに注意点や配慮したいポイントについて解説しているので、ぜひチェックしてください。
